Comment La coopérative des écoles Vision gère les communications de 28 établissements avec Cyberimpact
La coopérative des écoles Vision, un regroupement de garderies et d’écoles primaires trilingues au Québec, s’appuie sur Cyberimpact depuis 9 ans pour maintenir des communications cohérentes et efficaces avec des milliers de parents à travers la province.
Avec 28 établissements autonomes, la coopérative avait besoin d’une solution flexible qui permettrait à chaque école de communiquer de façon indépendante tout en respectant l’identité de marque commune.
Ils ont trouvé en Cyberimpact bien plus qu’une plateforme d’envoi de courriels : un véritable partenaire québécois qui comprend leurs besoins uniques.
En bref
- 28 établissements autonomes gèrent leurs propres communications sans perdre la cohérence de marque
- La synchronisation automatique des contacts élimine de nombreuses heures de travail administratif chaque semaine
- Les données personnelles restent au Québec, conformes à la Loi 25—sans effort supplémentaire
- Les gabarits partagés permettent aux écoles de bénéficier du travail de l’équipe de design centrale
- Les rapports détaillés confirment qui a lu les communications urgentes—essentiel pour la reddition de comptes
- Après 9 ans, aucun regret—la plateforme évolue avec leurs besoins
Le courriel est au cœur des communications avec les parents
La coopérative des écoles Vision connaît bien le pouvoir des communications par courriel.
Emmanuelle Fiset, coordonnatrice aux communications, supervise la stratégie de communications pour 15 garderies et 13 écoles primaires à travers le Québec. Pour la coopérative, la communication par courriel est une infrastructure essentielle pour tenir des milliers de parents informés et engagés.
Des menus hebdomadaires et annonces d’événements aux mises à jour urgentes et infolettres mensuelles, le courriel est le canal principal qui relie chaque école à ses familles.
« Le courriel, c’est notre moyen numéro un pour communiquer avec tout le monde en même temps », explique Emmanuelle. « C’est comme ça qu’on garde les parents au courant. »
Le défi : Trouver le bon partenaire
Quand leur plateforme de courriel précédente a fermé ses portes de façon inattendue, les enjeux étaient élevés. L’équipe ne pouvait pas se permettre de perdre ce canal de communication critique.
Mais trouver un remplaçant, ce n’était pas simplement une question de cocher des cases sur une liste de fonctionnalités. En tant que
coopératif de 28 écoles autonomes, la coopérative des écoles Vision avait des exigences particulières que bien des plateformes standards ne pouvaient pas combler.
Ils faisaient face aux mêmes défis que plusieurs organisations éducatives à travers le Canada :
Maintenir une image de marque cohérente à travers plusieurs écoles indépendantes
La coopérative des écoles Vision avait besoin d’une plateforme qui leur permettrait de maintenir une image de marque cohérente à travers 28 écoles tout en donnant aux administrateurs de chaque école un contrôle indépendant sur leurs propres communications.
La gestion des contacts peut être un vrai défi logistique
Les listes de parents changent constamment : nouvelles inscriptions, départs, changements d’adresses courriel. La mise à jour manuelle de ces listes dans 28 comptes différents représentait une charge de travail considérable et un risque d’erreurs.
La conformité et la protection des données n’étaient pas négociables
En tant qu’organisation éducative qui traite des données personnelles de parents et d’enfants, La coopérative des écoles Vision devait pouvoir faire confiance à une plateforme qui prendrait la sécurité et la confidentialité des données aussi au sérieux qu’eux.
« C’est vraiment important pour l’organisation. La protection des données, étant donné qu’on parle de familles, c’est nos familles. C’est sûr que c’est très important pour nous que l’hébergement soit vraiment ici, au Québec ou au Canada, et non à l’étranger. »
—Emmanuelle Fiset, coordonnatrice aux communications chez Coopérative des écoles Vision
Le choix de Cyberimpact : Une solution québécoise qui répond à tous les besoins
Quand l’équipe de La coopérative des écoles Vision a découvert Cyberimpact, la décision s’est prise rapidement.
« On nous avait dit : « Il y a une compagnie juste à côté de votre école à Terrebonne. » On a étudié le tout, puis ça répondait vraiment à tous nos besoins. On a fait le choix il y a 9 ans, puis on ne l’a jamais regretté. »
—Emmanuelle Fiset, coordonnatrice aux communications chez Coopérative des écoles Vision
Voici ce qui les a convaincus d’aller de l’avant :
L’architecture multi-comptes leur a fait sauver du temps et des efforts
Cyberimpact permet à chaque école de la coopérative des écoles Vision d’avoir son propre compte avec son historique d’envois, ses statistiques et ses listes de contacts. En même temps, l’équipe de la coopérative peut accéder à chaque compte pour concevoir ou partager des gabarits et autre contenu lié à l’image de marque.
« On est vraiment un réseau décentralisé. Les écoles sont autonomes dans leurs communications. On leur transmet des gabarits et des outils pour faire leurs envois quotidiens, mais on ne s’ingère pas dans leurs communications. »
—Emmanuelle Fiset, coordonnatrice aux communications chez Coopérative des écoles Vision
Chaque école peut envoyer ses propres communications, menus de la semaine, annonces de dernière minute, infolettres et autres messages importants, sans avoir à passer par le siège social.
En même temps, l’équipe centrale peut intervenir pour offrir du soutien technique ou déployer de nouveaux gabarits.
L’intégration API a résolu leur plus gros problème de gestion manuelle des contacts
Grâce à l’API de Cyberimpact, la coopérative a connecté chaque compte à sa base de données centrale. Chaque nuit, les listes de contacts se synchronisent automatiquement, reflétant les nouvelles inscriptions, les changements d’adresses et les départs.
« C’est d’avoir nos groupes automatisés qui se synchronisent, ça c’est parfait. Au lieu d’avoir toujours à penser à gérer les adresses courriel qui changent, c’est automatique. »
—Emmanuelle Fiset, coordonnatrice aux communications chez Coopérative des écoles Vision
Les écoles peuvent segmenter leurs envois par classe, par niveau scolaire ou par groupe sans se soucier de maintenir manuellement ces listes.
Un soutien accessible et humain quand ça compte
Contrairement aux plateformes où le soutien signifie des pages FAQ interminables ou des boucles de robot conversationnel, l’équipe de soutien de Cyberimpact est humaine, canadienne, bilingue et prête à répondre aux défis uniques des communications scolaires comme les délais serrés, le contenu sensible et le besoin de fiabilité.
« On a aussi toujours eu un excellent service à la clientèle—des bons retours, une belle communication. On sent que l’équipe est facilement joignable. »
—Emmanuelle Fiset, coordonnatrice aux communications chez Coopérative des écoles Vision
Cette approche humaine et réactive donne confiance à l’équipe de la coopérative qu’ils ne sont pas seuls à résoudre les problèmes.
La capacité de partager des gabarits entre les comptes assure la cohérence de marque
L’équipe de graphistes du siège social crée des gabarits personnalisés directement dans Cyberimpact, puis les déploie à travers tous les comptes de la coopérative. Les écoles peuvent ensuite personnaliser le contenu tout en respectant l’identité visuelle commune.
« On aime beaucoup avoir la possibilité de construire nos gabarits nous-mêmes. Nos graphistes font un travail extraordinaire. Avec Cyberimpact, elles sont en mesure de concevoir un gabarit et le déployer dans les comptes individuels de nos établissements pour que tous en bénéficient. C’est vraiment génial. »
—Emmanuelle Fiset, coordonnatrice aux communications chez Coopérative des écoles Vision
La conformité à la Loi 25 et les outils de consentement intégrés directement dans la plateforme
Contrairement à d’autres plateformes où la conformité semble être une simple case à cocher, Cyberimpact intègre nativement les exigences de la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels.
« C’est super d’avoir ça déjà intégré au courriel. Avec toute la loi qui a été mise en place, que ce soit déjà intégré, ça c’est vraiment un plus. »
—Emmanuelle Fiset, coordonnatrice aux communications chez Coopérative des écoles Vision
Les options de désabonnement sont automatiquement incluses dans chaque envoi. Les données sont hébergées sur des serveurs québécois. Et l’équipe de Cyberimpact reste proactive face aux nouvelles réglementations.
L’impact : Des résultats concrets pour toutes les écoles de la coopérative d’établissements
Depuis qu’ils utilisent Cyberimpact, La coopérative des écoles Vision constate des améliorations significatives dans l’efficacité de leurs communications.
Élimination de la gestion manuelle des contacts
La synchronisation automatique avec leur base de données a libéré d’innombrables heures de travail administratif. Les écoles peuvent se concentrer sur le contenu de leurs communications plutôt que sur la mise à jour de listes.
Statistiques détaillées qui guident la stratégie
Les rapports détaillés de Cyberimpact permettent permettent aux écoles de suivre les taux d’ouverture et d’identifier les personnes qui ont ouvert chaque courriel. Cette information est particulièrement précieuse pour les communications sensibles ou urgentes.
« Les statistiques nous aident beaucoup. Le fait d’avoir la notification des vues et des lectures, on sait que la personne en a pris connaissance. Ça nous permet de relancer ceux qui n’ont pas donné suite. »
—Emmanuelle Fiset, coordonnatrice aux communications chez Coopérative des écoles Vision
La cohérence de marque est maintenue à travers toutes les écoles grâce à l’accès multi-comptes et au système de gabarits partagés
Grâce au système de gabarits partagés, toutes les communications de la coopérative respectent l’identité visuelle commune. Les parents reconnaissent instantanément les communications des écoles Vision, peu importe l’établissement.
De plus, si une école crée un gabarit pour une communication spéciale ; par exemple, une collecte de fonds ou un événement thématique ; ce gabarit peut être partagé avec les autres écoles, permettant à toute la coopérative de bénéficier des meilleures pratiques.
Une tranquillité d’esprit en matière de protection des données
Savoir que les données des familles sont hébergées au Québec et protégées par les lois canadiennes sur la vie privée donne une tranquillité d’esprit inestimable à l’équipe. Ils n’ont pas à se soucier de la conformité car elle est déjà intégrée dans la plateforme.
Un partenariat fondé sur des valeurs partagées
Pour La coopérative des écoles Vision, la décision de choisir Cyberimpact allait au-delà des fonctionnalités : c’était aussi une question de valeurs.
« C’est essentiel d’être au courant et proactif des lois d’ici et de la réglementation. On l’a vu avec la Loi 25. Aussi, on a toujours eu du super bon service avec le service à la clientèle, de bons retours, une belle communication. Vous êtes accessibles. »
—Emmanuelle Fiset, coordonnatrice aux communications chez Coopérative des écoles Vision
Travailler avec une entreprise québécoise signifie plus qu’un simple choix d’achat local :
- Vous parlez à de vraies personnes qui comprennent le contexte québécois
- Vous bénéficiez d’un soutien proactif face aux changements réglementaires
- Vous travaillez avec un partenaire qui comprend les réalités du secteur de l’éducation au Canada
- Vous soutenez l’économie locale tout en recevant un service exceptionnel
« Je pense que c’est important quand on a le service qui est disponible d’encourager une entreprise québécoise, et ça devrait passer avant tout, justement, avec les bons services que vous offrez. Cela va de soi. »
L’engagement de Cyberimpact envers la souveraineté des données, le support humain bilingue et une compréhension profonde du marché québécois permet à l’équipe de la coopérative de se concentrer sur sa mission : offrir une éducation trilingue d’excellence.
Conclusion
Cyberimpact est devenu bien plus qu’une plateforme de communication par courriel pour La coopérative des écoles Vision : c’est un partenaire qui partage leurs valeurs, comprend leurs besoins uniques et offre les résultats dont ils ont besoin pour rester connectés avec des milliers de familles à travers le Québec.
« On a choisi Cyberimpact il y a 9 ans, puis on ne l’a vraiment jamais regretté. On a toujours été certains de notre choix et contents. C’est vraiment une plateforme de qualité qui va bien, puis si jamais il y a un accroc, on sait qu’on peut contacter quelqu’un rapidement et résoudre la situation. Ça vaut vraiment la peine de faire affaire avec une entreprise d’ici. »
—Emmanuelle Fiset, coordonnatrice aux communications chez Coopérative des écoles Vision
Que vous soyez une coopérative ou un réseau d’écoles, une organisation à but non lucratif ou une petite entreprise en croissance, l’histoire de La coopérative des écoles Vision démontre que choisir local, et faire le choix de Cyberimpact, rapporte à plusieurs niveaux.