La conformité à la LCAP et à la LPRPDE sont des enjeux importants pour tous les propriétaires d’entreprise et les marketeurs canadiens. La protection des données personnelles et la conformité en marketing courriel peuvent sembler intimidantes. Pourtant, c’est plus simple qu’il n’y paraît quand on a les bonnes ressources.
Nous avons récemment organisé un webinaire avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (en anglais). Deux conseillers du CPVP ont partagé leurs perspectives sur deux lois clés, et nous les avons transformées en ce guide complet sur la LCAP et la LPRPDE pour les marketeurs canadiens.
Comment être en conformité à la LCAP ?
Qu’est-ce que la LCAP?
Le principe fondamental de la Loi canadienne anti-pourriel, aussi connue sous le nom de LCAP, c’est le respect.
Vous avez besoin d’une permission claire des Canadiens avant de leur envoyer des messages électroniques commerciaux (MEC). Cela inclut les messages marketing, les courriels, les textos ou les messages privés sur les réseaux sociaux.
Voici ce que la LCAP exige pour vos courriels marketing :
- Consentement : Vous ne pouvez pas simplement ajouter quelqu’un à votre liste parce qu’il a partagé son courriel quelque part. Selon la LCAP, vous avez besoin d’un consentement clair et affirmatif. C’est un modèle d’adhésion volontaire, pas de retrait.
- Identification : Votre message doit clairement identifier qui vous êtes et fournir vos coordonnées valides.
- Désabonnement facile : Chaque courriel doit inclure un mécanisme de désabonnement simple, sans questions posées.
- Tenue de dossiers : Conservez une preuve de consentement avec des dates claires pour protéger votre entreprise.
- Aucune pratique trompeuse : Évitez les lignes d’objet trompeuses ou les informations d’expéditeur falsifiées pour bâtir la confiance et éviter les pénalités.
Les enjeux sont élevés pour ceux qui ne sont pas conformes. Les violations de la LCAP peuvent entraîner des amendes allant jusqu’à 1 million de dollars pour les particuliers et 10 millions de dollars pour les entreprises. Mais au-delà des pénalités, la conformité bâtit la confiance et protège la réputation de votre marque dans un marché numérique bondé.
Utiliser une plateforme de marketing courriel adaptée à la conformité LCAP, comme Cyberimpact, peut automatiser une grande partie de ce processus. Comme ça, vous n’enverrez jamais un message sans consentement valide.
Qu’est-ce que le consentement exprès?
Le consentement exprès est la référence en matière de conformité à la LCAP. Cela signifie que quelqu’un a activement et clairement accepté de recevoir des messages commerciaux de votre part, verbalement ou par écrit.
Pour obtenir un consentement exprès valide, votre demande doit inclure des informations spécifiques :
- Objectif clair : Expliquez pourquoi vous demandez le consentement et quels types de messages le destinataire recevra.
- Votre identité : Incluez le nom de votre entreprise et vos coordonnées.
- Langage simple : Assurez-vous que la demande est facile à comprendre, sans jargon juridique.
- Mécanisme d’adhésion : Le destinataire doit poser une action positive, comme cocher une case vide ou cliquer sur un lien de confirmation. Les cases précochées ne comptent pas.
Par exemple, si un client s’inscrit à votre infolettre via un formulaire sur votre site web où il clique activement sur « Oui, je veux recevoir des courriels », c’est du consentement exprès.
Le meilleur aspect du consentement exprès, c’est qu’il n’y a pas de date d’expiration. Une fois que quelqu’un vous donne son consentement exprès, vous pouvez continuer à envoyer des messages jusqu’à ce qu’il se désabonne ou retire sa permission.
Néanmoins, conservez des dossiers indiquant quand et comment vous avez obtenu ce consentement, car vous portez le fardeau de la preuve si on vous questionne. Quand vous utilisez un outil comme Cyberimpact, qui a une gestion du consentement intégrée, vous avez cette information facilement accessible pour tous vos contacts.
Guide de conformité LCAP : Qu’est-ce que le consentement exprès?
Qu’est-ce que le consentement tacite?
Le consentement tacite est une permission basée sur une relation existante ou des circonstances spécifiques. Bien que pratique, le consentement tacite est limité dans le temps et vient avec des conditions plus strictes.
Vous pourriez avoir un consentement tacite dans ces situations :
Relations d’affaires existantes (RAE)
Si quelqu’un a acheté un produit ou un service de votre part, loué des biens ou accepté une opportunité d’affaires, vous avez un consentement tacite pour deux ans à partir de la date de cette transaction.
Si quelqu’un s’est renseigné sur vos produits ou services, vous avez un consentement tacite pour six mois à partir de la date de la demande de renseignements.
Relations non commerciales existantes
Si vous êtes un organisme de bienfaisance enregistré, un parti politique ou un club, et que quelqu’un a fait un don, fait du bénévolat ou détenu une adhésion avec vous, le consentement tacite peut s’appliquer. Pour les adhésions et les abonnements, la période de deux ans commence lorsque la relation se termine.
Publication bien en vue
Si quelqu’un a publié publiquement son adresse courriel sur un site web sans indiquer qu’il ne veut pas de messages non sollicités, et que votre message est lié à son rôle professionnel ou à ses fonctions d’affaires, vous pourriez avoir un consentement tacite.
Échange de cartes professionnelles
Quand quelqu’un vous donne sa carte professionnelle lors d’un événement de réseautage ou d’un salon professionnel, cela peut créer un consentement tacite. C’est une bonne pratique de documenter l’interaction en mentionnant la conversation et la date dans un courriel de suivi.
Gardez à l’esprit que le consentement tacite est temporaire. Vous devriez utiliser cette fenêtre pour bâtir la relation et demander un consentement exprès avant que le consentement tacite n’expire. Chaque nouvelle transaction avec un client réinitialise l’horloge de deux ans pour cette relation d’affaires existante.
C’est la responsabilité de l’expéditeur de prouver qu’il a le consentement. Par conséquent, il est essentiel de conserver des dossiers détaillés sur la façon dont vous avez établi le consentement tacite, incluant les dates, les détails de transaction ou la documentation de la relation.
LPRPDE : Protéger les données que vos clients vous ont confiées
Si la LCAP concerne le consentement, la LPRPDE concerne la vie privée. Aussi, la responsabilité de gérer les renseignements personnels collectés lors des activités commerciales.
Quand votre entreprise collecte des courriels et des noms à des fins marketing, la loi établit des attentes claires :
- Informez les gens d’avance pourquoi vous collectez leurs données
- Indiquez comment ces données seront utilisées
- Protégez les données avec des mesures de sécurité appropriées
- Permettez aux clients d’accéder à leurs renseignements personnels ou de les corriger
- Laissez les clients retirer leur consentement en tout temps sans tracas
Ne pas se conformer risque la confiance des clients et endommage vos relations d’affaires à long terme. La LPRPDE s’applique lorsque des renseignements personnels traversent les frontières provinciales ou internationales. S’y conformer signifie rester transparent et responsable avec vos pratiques de gestion des données.
Les dix principes d’équité en matière d’information pour la conformité
La loi LPRPDE est construite sur dix principes qui guident comment les entreprises gèrent les renseignements personnels :
1. Responsabilité : Votre organisation est responsable des renseignements personnels sous son contrôle. Désignez quelqu’un pour superviser la conformité.
2. Définition des fins : Dites aux gens pourquoi vous collectez leurs renseignements avant ou au moment où vous les collectez. Soyez spécifique sur la façon dont vous utiliserez les adresses courriel et les noms.
3. Consentement : Obtenez un consentement significatif pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels. La forme du consentement devrait correspondre à la sensibilité des renseignements.
4. Limitation de la collecte : Collectez seulement les renseignements nécessaires aux fins que vous avez identifiées. Ne rassemblez pas de données supplémentaires « au cas où ».
5. Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation : Utilisez les renseignements personnels seulement pour les fins que vous avez énoncées lors de leur collecte. Conservez-les seulement aussi longtemps que nécessaire.
6. Exactitude : Assurez-vous que les renseignements personnels que vous utilisez sont exacts, complets et à jour. Des renseignements inexacts peuvent mener à de mauvaises décisions qui affectent vos clients.
7. Mesures de sécurité : Protégez les renseignements personnels avec des mesures de sécurité appropriées à leur sensibilité. Cela inclut des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques.
8. Transparence : Rendez l’information sur vos politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels facilement disponible. Créez une politique de confidentialité claire.
9. Accès individuel : Donnez aux individus l’accès à leurs renseignements personnels sur demande. Permettez-leur de contester leur exactitude et leur exhaustivité.
10. Possibilité de porter plainte : Fournissez des procédures pour que les clients puissent contester votre conformité à ces principes. Facilitez le dépôt de plaintes et le traitement des préoccupations.
Comment la LCAP et la LPRPDE fonctionnent ensemble
Alors que la LCAP se concentre sur le consentement avant d’envoyer des messages commerciaux, la LPRPDE régit comment vous collectez, utilisez, stockez et protégez les renseignements personnels dans ces messages.
Pensez à la LCAP comme contrôlant la permission de communiquer, tandis que la LPRPDE contrôle comment vous gérez les données derrière cette communication.
Par exemple, quand quelqu’un s’inscrit à votre infolettre, la LCAP exige son consentement pour envoyer des courriels marketing. La LPRPDE exige que vous expliquiez pourquoi vous collectez son adresse courriel, que vous la gardiez sécurisée, que vous l’utilisiez seulement pour les fins énoncées et que vous lui permettiez d’accéder à ses renseignements ou de les supprimer sur demande.
Les deux lois mettent l’accent sur la transparence et le respect de la vie privée des individus. Utiliser une plateforme conçue pour la conformité canadienne vous aide à satisfaire aux deux ensembles d’exigences sans confusion.
Comment les entreprises canadiennes peuvent maîtriser la conformité à la LPRPDE
Comprendre les lois est une chose; les mettre en pratique peut être accablant. Voici des stratégies éprouvées pour garder votre marketing du bon côté de la loi :
- Segmentez votre liste courriel par type de consentement : Gardez une trace de qui a donné un consentement exprès, un consentement tacite ou a besoin d’un nouveau consentement.
- Maintenez des pistes de vérification complètes : Les plateformes automatisées peuvent enregistrer les consentements, les horodatages et les demandes de désabonnement.
- Utilisez des formulaires de consentement clairs et visibles : Évitez les cases précochées et rendez évident ce à quoi les abonnés s’inscrivent.
- Nettoyez régulièrement votre liste courriel : Retirez les contacts inactifs et ceux qui se sont désabonnés.
- Formez votre équipe : Assurez-vous que tous ceux impliqués dans le marketing comprennent l’importance de la conformité et leur rôle dans celle-ci.
- Utilisez des plateformes courriel canadiennes : Choisissez des solutions avec des outils pour naviguer facilement la LCAP et la LPRPDE, comme Cyberimpact, qui simplifie la gestion du consentement et vous aide à éviter des erreurs coûteuses.
Pour en savoir plus, regardez notre webinaire complet avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Ils expliquent en détail comment la législation fonctionne et comment elle affecte les entreprises à travers le pays. La présentation comprend également des exemples pratiques et une démonstration de comment les entreprises canadiennes peuvent rester conformes avec les outils de Cyberimpact.
Abonnez-vous à notre infolettre pour en apprendre davantage sur les webinaires à venir
Pourquoi la conformité est importante pour les entreprises canadiennes
Choisir un fournisseur de marketing courriel canadien signifie :
- Vos données restent protégées sous les lois canadiennes comme la LCAP et la LPRPDE
- Les renseignements des clients sont gérés avec respect pour les principes canadiens de protection de la vie privée
- Vous recevez du soutien client d’une équipe locale qui comprend vos besoins d’affaires
- Vous contribuez à l’économie locale en soutenant des entreprises technologiques canadiennes
Les réglementations sont conçues pour soutenir et protéger votre entreprise et vos clients. Alors ne les laissez pas vous freiner. Utilisez des outils conçus pour aider les entreprises canadiennes à bien faire les choses, concentrez-vous sur bâtir de vraies connexions via courriel et restez du bon côté de la loi.
L’équipe de Cyberimpact est disponible pour vous soutenir avec des conseils d’expert, des fonctionnalités de conformité et une plateforme construite pour les besoins des marketeurs canadiens.