Depuis l’entrée en vigueur de la loi et même depuis bien avant, Cyberimpact a déployé tous les efforts nécessaires pour aider ses clients à se conformer facilement à la loi C-28. Divers outils ont été mis en place dans l’application, allant des blocs de consentement jusqu’à l’importation intelligente (notre système classifie automatiquement vos contacts en fonction de la loi C-28 avec les informations fournies lors de l’importation).

Dans le but de vous simplifier encore davantage la tâche, nous vous enverrons prochainement chaque mois, par courriel, un rapport détaillé sur l’état des consentements de votre liste de diffusion. Ce message sera envoyé par défaut au contact technique de votre compte, mais il sera possible de modifier l’adresse d’envoi dans votre compte à partir du menu Configuration dans l’onglet “De l’application”.

Le rapport de consentement est directement en lien avec les informations entrées lors de l’ajout de vos contacts. Lorsque vous importez vos contacts, le système vous demande de choisir un type de listes qui correspond au contenu de votre fichier d’importation. Ces types de listes représentent diverses relations avec vos membres et divers moyens d’obtenir leur consentement.

Avec la loi C-28, il y a deux types de consentement acceptés pour avoir le droit d’envoyer un message électronique commercial à quelqu’un : un consentement exprès ou tacite.

Lorsque vous avez obtenu un consentement exprès (la personne a donné son consentement à recevoir vos communications. Par exemple, par acceptation verbale, preuve électronique ou papier conformes avec les exigences de la loi C-28), vous pouvez communiquer avec cette personne jusqu’à ce qu’elle se désabonne de votre liste de diffusion.

Par contre, si vous avez plutôt obtenu un consentement tacite (vous pouvez démontrer avoir une relation d’affaires avec cette personne sans pour autant qu’elle vous ait donné son consentement pour recevoir vos communications), il y a parfois un certain délai à respecter en fonction de la relation d’affaires. Une fois ce délai atteint, il n’est plus possible de communiquer avec ces personnes à moins d’avoir obtenu un consentement exprès durant le délai permis pour lui écrire.

Si vous avez complété l’information sur la date de consentement de vos membres lors de l’importation de vos contacts, le système est en mesure de calculer la date d’expiration de consentement en fonction du type de liste choisi. Par exemple, si vous avez importé votre liste de clients actifs en incluant votre date d’achat comme date de consentement, le système calculera une date d’expiration pour son consentement 24 mois à partir de la date entrée. Pour une adresse courriel obtenue lors d’une demande de soumission, la date d’expiration du consentement sera calculée 6 mois suivant la date de consentement indiquée. C’est à partir de ces informations que Cyberimpact est en mesure de vous indiquer les consentements tacites à échéance.

Vous retrouverez dans le rapport de consentement des données concernant le :

  • nombre total de contacts dans votre compte;
  • nombre de consentements exprès;
  • nombre de consentements tacites;
  • nombre de contacts qui n’ont pas de date de consentement;
  • nombre de contacts qui ont un consentement tacite échu;
  • nombre de contacts qui ont un consentement tacite qui arrivera à échéance le mois prochain.

À partir de ce courriel, vous retrouverez un lien pour consulter la liste des contacts ayant un consentement tacite échu et ceux pour qui le consentement tacite arrivera à échéance au cours du mois prochain. Ces listes de membres seront également disponibles en tout temps, directement à partir de votre compte, par le menu Membres dans le nouvel onglet “Expiration des membres”. En consultant la liste de ces membres, deux actions vous seront proposées : ajouter la liste de membres à un groupe ou supprimer les membres.

Dans un premier temps, nous vous invitons à prendre connaissance des membres dont le consentement arrive à expiration et à vérifier si une mise à jour de leur consentement s’impose. Ont-ils fait des achats récemment ? Sont-ils passés de prospect à client ? Ces actions pourraient prolonger le délai permis pour leur écrire. Vous pouvez mettre à jour le consentement des membres individuellement en modifiant leur fiche ou en effectuant une importation si vous souhaitez mettre à jour plusieurs membres à la fois.

Pour ceux dont le consentement tacite est vraiment expiré, afin de respecter la loi, ceux-ci devraient être mis de côté. Pour cela, vous pouvez les supprimer. Attention! Cette action est définitive. Mais, ils pourront réintégrer votre liste si une nouvelle relation d’affaires acceptée par la loi se produit et vous pourrez les réimporter dans votre compte. Le système reconnaîtra leur adresse et leurs statistiques poursuivront leur progression là où ils étaient rendus.

Pour les membres dont l’expiration du consentement arrive prochainement, utilisez les outils de l’application comme les blocs ou les modèles de consentement pour les stimuler une dernière fois à vous offrir leur consentement avant qu’il ne soit trop tard. N’hésitez pas à être clair avec eux qu’ils risquent d’être retirés de votre liste à moins d’une action de leur part. Quel dommage pour eux, ils pourraient manquer du contenu exclusif ! Donnez-leur une bonne raison de rester abonnés en leur proposant du contenu pertinent. 

Mise à jour de vos consentements : une bonne pratique
Pour les contacts qui n’ont pas de date de consentement établie dans Cyberimpact,, nous vous suggérons fortement de les mettre à jour dans votre compte. L’information sur le consentement peut être mis à jour manuellement ou lors d’une importation en fournissant une date et une preuve de consentement individuelle ou globale pour votre liste de contacts à importer. Bien que ces renseignements ne soient pas obligatoires dans votre compte, ils pourraient vous sauver bien des maux de tête pour savoir rapidement quels membres ont un consentement à échéance avant qu’il ne soit trop tard.

 

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